Informativa privacy
Titolare del trattamento
Torggler S.r.l., Via Prati Nuovi 9, 39020 Marlengo (BZ), Italia. Contatto per questioni di protezione dei dati: privacy@torggler.com
Dati trattati
- Interventi vocali dei partecipanti in forma trascritta
- Nome e ruolo, elenco dei partecipanti
- Titolo, data e ora della riunione
Non vengono trattate categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR). Se si trattano temi sensibili, la trascrizione viene disattivata.
Finalità
Redazione del verbale della riunione per documentare in modo tracciabile decisioni e attività. La trascrizione è utilizzata esclusivamente a questo scopo – non per la valutazione delle prestazioni o del comportamento.
Base giuridica
Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – legittimo interesse a una documentazione efficiente e tracciabile delle riunioni. La relativa valutazione (valutazione degli interessi legittimi) può essere richiesta all’indirizzo privacy@torggler.com. Ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento a questo trattamento (art. 21 GDPR).
Destinatari
- Internamente: la persona che organizza, i partecipanti interni alla riunione e gli stakeholder interni, nella misura in cui ciò sia necessario per il follow-up della riunione. I destinatari vengono documentati.
- Attualmente il verbale non viene condiviso con destinatari esterni a Torggler. Per una versione futura è previsto di renderlo accessibile anche ai partecipanti di fornitori, società di consulenza, aziende clienti e potenziali clienti, nella misura in cui sia necessario. Aggiorneremo la presente informativa prima di introdurre tale possibilità.
- Tutti i destinatari ricevono esclusivamente una visualizzazione in sola lettura del verbale, senza possibilità di download. L’accesso in scrittura è riservato alla persona che organizza.
- Microsoft in qualità di responsabile del trattamento (Teams, OneDrive, SharePoint, Power Platform, Azure AI Foundry) sulla base di un accordo di nomina a responsabile (DPA).
Impiego di intelligenza artificiale
Il verbale è generato con un modello linguistico (GPT-4.1 tramite Azure AI Foundry). La persona che organizza verifica e rivede il risultato prima dell’invio. Non viene adottata alcuna decisione automatizzata relativa alle persone ai sensi dell’art. 22 GDPR.
I Suoi contenuti non vengono trasmessi a OpenAI o ad altri fornitori di modelli e non sono utilizzati per addestrare modelli di IA. I modelli sono stateless e non memorizzano gli input. Per il rilevamento degli abusi Microsoft verifica input e output in modo automatizzato, senza memorizzarli; solo in casi eccezionali i contenuti segnalati possono essere conservati fino a 30 giorni e consultati da personale Microsoft autorizzato con sede nel SEE.
Periodo di conservazione
- Trascrizione: cancellazione automatica 10 giorni dopo la riunione. Le copie tecnicamente ripristinabili scadono successivamente con i termini di cestino e ripristino di Microsoft (93 giorni cestino + 14 giorni ripristino), al più tardi 117 giorni dopo la riunione.
- Verbale (PDF; per la persona che organizza anche Word): 2 anni in una directory SharePoint ad accesso limitato. Successivamente viene cancellato; le copie tecnicamente ripristinabili scadono come per la trascrizione con i termini di cestino e ripristino di Microsoft (93 + 14 giorni).
Luogo del trattamento
Il trattamento avviene all’interno della zona dati UE di Microsoft; la risorsa da noi utilizzata si trova in Svezia. Singole fasi del trattamento possono avvenire in altri paesi della zona dati UE: attualmente Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Norvegia, Polonia, Spagna, Svezia e Svizzera. La Norvegia appartiene allo Spazio economico europeo, per la Svizzera sussiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea. Non viene effettuato alcun trasferimento verso paesi terzi privi di decisione di adeguatezza. I dati conservati nell’ambito del trattamento IA restano in Svezia; trascrizione e verbale sono archiviati nel nostro tenant Microsoft 365 all’interno dell’UE.
I Suoi diritti
Ha diritto di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione. Si rivolga a privacy@torggler.com. Indipendentemente da ciò, può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, Roma.
Se non desidera essere trascritto
Lo comunichi alla persona che organizza, prima o durante la riunione. La trascrizione verrà disattivata per l’intera riunione, senza alcuna conseguenza negativa.